penggenalan mengenai ms.exel 2007
Microsoft
Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis
meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik
dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk
menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha
sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya
membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan
perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga
diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan
proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft
Excel. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan
keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen
data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan
fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan.
Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan
pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih
mudah.
1.1 Cara memulai aplikasi Microsoft Excel 2007
Langkah-langkah:
- Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.
- Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Excel.
- Muncul Gambar 1.1
1.2 Mengenal Elemen-elemen Microsoft Excel 2007
Sebelum melakukan pengolahan data pada Microsoft Excel, terlebih dahulu kita harus
mengetahui elemen-elemen yang ada di Microsoft Exel
Gambar 1.1
Tampilan di layar saat Microsoft Office 2007 dijalankan
Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007:
Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja
yang aktif.
2) Office Button
Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat
dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish
dokumen.
3) Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)
Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses
berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.
4) Toolbar
Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.
5) Help
Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.
6) Lembar Kerja (Workbook)
Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.
7) Cell
8) Nomor Baris
9) Nomor Kolom
10) Nama Range
11) Fungsi
12) Penggulung vertical dan horisontal
Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal dan horisontal.
1.3 Memulai Buat Dokumen
Pada sub bab ini, kita akan membuat dokumen sebagai contoh pengelolaan data sederhana. Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill. Berikut contoh pengelolaan data yang pertama seperti pada Gambar 1.2.
Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 6.2 adalah sebagai berikut:
1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan
# Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “Daftar Unit Kerja” pada Cell aktif tersebut.
# Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A3, A4, A5, D4 dan D5 seperti pada tampilan dibawah ini:
# Buat data tabel pada Laporan dengan
memulai pengetikan pada A7 sampai F7 untuk judul tabel dan
A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.
2. Penggunaan Cell
# Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.
# Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic .
3. Penggunaan AutoFill
Pada
kolom No, KODE dan NAMA UNIT dapat digunakan Autofill agar lebih cepat
dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika
kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell
baru. Fill handle berada di ujung kanan bawah cell aktif atau range cell
yang dipilih. Ketika menempatkan pointer cell di atas fill handle,
pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa fasilitas
AutoFill telah diaktifkan. Untuk membuat seri label, angka, atau
tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi
dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse. Seperti sulap,
muncullah sederetan nilai.
Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut sedangkan pada kolom Nama Unit digunakan untuk mengcopy data yang sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data tabel seperti pada Gambar 1.3.
Gambar 1.3.
4. Penggunaan format Tabel dan Cell
# Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan klik tombol format table seperti ini , kemudia akan muncul pilihan style format tabel seperti berikut ini.
Gambar 1.4
# Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti contohnya pada Gambar 1.4. menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara:
* Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai F15, kemudian klik panah pada tombol dan pilih All Border seperti pada tampilan dibawah ini.
KEGUNAAN MICROSOFT EXCEL
Program Microsoft Excel sering
disebut dengan spreadsheet (lembar kerja elektronik) yang beroperasi di
bawah sistem operasi windows. Kegunaan Microsoft excel adalah sebagai berikut:
1.Bidang Akuntansi
Contoh dari penggunaan program
microsoft excel dalam bidang akuntansi adalahmenghitung jumlah rugi/laba suatu
perusahaan, mencari besarnya keuntungan selamasatu tahun, menghitung gaji
karyawan, dan sebagainya.
2.Kalkulasi Matematis
Kalkulasi matematis digunakan untuk
mencari data dari hasil penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian,
serta berbagai variasinya.
3.Pengelolaan
Data
Penggunaan pengelolaan data yaitu
untuk pengelolaan data base statistik, mencari nilaitengah, rata-rata, dan
pencarian nilai maksimum serta nilai minimum sebuah data.
4.Pembuatan grafik
Excel dapat digunakan untuk membuat
grafik, misalnya grafik perkembangan nilaikomputer siswa dalam lima tahun,
grafik perkembangan jumlah penduduk selama satutahun, grafik kunjungan siswa ke
perpustakaan selama satu tahun, grafik kelulusan siswaselama 10 tahun, dan
sebagainya.
5.Operasi Tabel
penggenalan beberapa fungsi atau rumus mc.excel
Microsoft Excel sangat berguna untuk mengolah data. Pengolahan data bisa dilakukan dengan memakai rumus Excel yang relevan. Rumus Excel atau fungsi microsoft Excel adalah persamaan yang dapat melakukan perhitungan, meminta kembali informasi, memanipulasi isi sel lain, melakukan kondisi pengujian, dan banyak lagi. Pengetikan rumus Excel selalu diawali dengan tanda sama dengan (=).Sebuah rumus Excel dapat mengandung fungsi, operasi matematika, dan konstanta. Fungsi adalah rumus Excel atau formula yang merupakan bawaan dari Microsoft Excel. Kita akan melihat beberapa fungsi microsoft Excel yang paling sering dipakai.
Rumus Excel VLOOKUP
Syntax dari fungsi microsoft excel ini adalah : VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)Rumus Excel VLOOKUP dipakai untuk mencari nilai dalam kolom pertama dari tabel dan mengembalikan nilai dalam baris yang sama dari kolom lain dalam tabel. Supaya lebih jelas, kita pakai fungsi Microsoft Excel VLOOKUP dalam contoh berikut.
Toko Saribusana memiliki tabel Daftar Barang sbb. :
Kemudian, saya diminta membuat tabel hasil penjualan bulan Juli 2011 seperti berikut :
Untuk mengisi kolom Keterangan, saya akan ambil dari Daftar Barang Toko Saribusana berdasarkan Kode yang ada, maka rumus Excel nya adalah
=VLOOKUP(B12,$B$3:$E$6,2,FALSE)
B12 : Kode Barang di B12 adalah acuan yang dipakai untuk mengambil data di tabel Daftar Barang.
$B$3:$E$6 : range tabel yang akan kita ambil datanya, dalam hal ini adalah tabel Daftar Barang tanpa mengikutsertakan judul kolom. Dan, jangan lupa gunakan $ sebab range tabel adalah absolut.
2 : kolom ke-2 yaitu kolom Keterangan di range tabel adalah kolom yang akan kita ambil datanya. Kolom ke-1 selalu dimulai dari kolom paling kiri.
Singkatnya, kita menyuruh Excel melihat Kode di cel B12 lalu cari di range tabel Daftar Barang sesuai Kode yang sama, setelah itu ambil nilai di kolom Keterangannya dan isikan di tabel Hasil Penjualan. Hasilnya :
Demikian juga untuk mengisi kolom Harga Penjualan di cel E12, dengan memperhatikan bahwa Harga Penjualan = Harga Pokok * (1+Markup), maka , rumus Excel nya adalah
=VLOOKUP(B12,$B$3:$E$6,3,FALSE)*(1+VLOOKUP(B12,$B$3:$E$6,4,FALSE))
Di fungsi Microsoft Excel tersebut, kita menyuruh Excel melihat Kode di B12 lalu cari kode yang sama di tabel Daftar Barang, setelah itu ambil Harga Pokoknya dan kalikan Harga Pokok dengan (1+Markup). Nilai Markup diambil dengan cara yang sama dengan cara mengambil nilai Harga Pokok. Maka kita mendapatkan Harga Penjualan untuk Kode di B12.
Oke, silakan mencoba dulu dan mengutak atik fungsi Microsoft Excel VLOOKUP. Semoga mengerti.
Oh, ya, V di VLOOKUP singkatan dari vertikal. Penggunaan VLOOKUP (bukan HLOOKUP) ketika nilai-nilai acuan Anda berada dalam kolom di sebelah kiri tabel data dan Anda mengambil data lain di sebelah kanannya. Gunakan fungsi microsoft excel HLOOKUP ketika nilai-nilai acuan Anda berada dalam baris di sebelah atas tabel data dan Anda ingin mengambil data-data di baris bawahnya.
Rumus Excel IF
Syntax dari fungsi microsoft excel ini adalah : IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)Maka dengan menggunakan fungsi microsoft excel IF, kita memberikan :
- suatu kondisi kepada Excel, lalu
- jika kondisi itu terpenuhi maka lakukan A,
- jika tidak terpenuhi maka lakukan B.
Rumus excel di sel G12 adalah
=IF(D12>300,IF(D12>500,”Laku Keras”,”Kurang Laku”),”Ga Laku”)
Saya meminta Excel untuk mengecek :
- Apakah unit terjual di D12 lebih dari 300 =IF(D12>300
- Jika ya maka cek lagi apakah D12 lebih dari 500, IF(D12>500
- Jika ya maka Laku Keras, “Laku Keras”
- jika tidak maka Kurang Laku. “Kurang Laku”
- jika tidak berarti barang Ga Laku. “Ga Laku”
Sekarang kita akan mencoba fungsi microsoft excel yang berhubungan dengan tanggal.
Fungsi Microsoft Excel Date and Time
Kedua fungsi microsoft excel ini sering juga dipakai dalam mengolah data di Excel.Langsung saja, di atas adalah tabel Daftar Siswa Tercepat dalam Ujian IPA dari tiap kelas. Petugas administrasi memasukkan data tanggal, bulan, tahun dalam kolom-kolom terpisah supaya lebih cepat dan mudah. Nah, tugas saya mencari siapa yang tercepat dari kelima kontestan tersebut.
Pertama, saya satukan dulu tanggal, bulan dan tahun menjadi satu di sel C12 dengan fungsi microsoft excel :
=DATE(E3,D3,C3 )
Fungsi microsoft excel ini mengambil data di sel E3,D3,C3 dan menjadikannya tanggal.
Lalu satukan juga jam, menit, dan detik tiap siswa di sel D12 dengan rumus :
=TIME(F3,G3,H3)
Rumus ini mengambil data di sel E3,D3,C3 dan menjadikannya waktu, untuk format time yang Anda ingini, ubah dalam menu Format Cells (klik kanan di sel, pilih Format Cells, pilih Time, pilih format yang Anda mau).
Baru saya cari siswa tercepat di sel E12 dengan fungsi microsoft excel :
=RANK(D12,$D$12:$D$16,1)
Fungsi Rank mencari urutan dalam suatu range, lalu Anda bisa pilih mau Ascending atau Descending. Hasilnya adalah tabel berikut, selamat buat Cassey, kamu tercepat!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar